Steuerfreier Tankgutschein für Mitarbeiter 2024 & 2025:
So funktioniert's

Tankgutscheine sind bereits seit einiger Zeit ein häufig genutztes Mitarbeiter-Benefit und unter den Mitarbeitergutscheinen besonders beliebt. Da ein großer Teil der Arbeitnehmer von einem Tankgutschein profitiert, werden diese gerne von Arbeitgebern als zusätzliches Gehaltsextra angeboten und als Mittel für eine höheren Mitarbeiterbindung eingesetzt.

Hierbei können die steuerfreien Tankgutscheine für Mitarbeiter in Papierform, als Tankkarte oder als digitaler Gutschein gewährt werden. Da die Gutscheine für Mitarbeiter unter den Sachbezug fallen und der Steuerfreibetrag seit 2022 von 44 Euro auf 50 Euro erhöht worden ist, können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter mit bis zu 50 Euro monatlich steuer- und sozialabgabenfrei unterstützen.

Grundsätzlich können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Tankgutschein in beliebiger Höhe aushändigen. Sollen jedoch die steuerlichen Vorteile genutzt werden, gilt es gewisse Freigrenzen einzuhalten:

• Tankgutscheine als 50 Euro Sachbezug: Werden Tankgutscheine monatlich als Sachbezug abgerechnet, darf die Freigrenze von 50 Euro monatlich je Mitarbeiter nicht überschritten werden.

• Tankgutscheine als Aufmerksamkeit: Arbeitgeber können Mitarbeitern zu deren persönlichen Anlässen bis zu dreimal jährlich eine Aufmerksamkeit bis zu einem Wert von 60 Euro schenken.

• Tankgutscheine als Sachzuwendung nach § 37b EstG: Liegt der Betrag des Tankgutscheins über der 50 Euro oder 60 Euro Freigrenze, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, den Gutschein als Sachzuwendung nach § 37b EstG abzurechnen. Der Gutschein kann so pauschal versteuert werden und muss dafür unter der Freigrenze von 10.000 Euro jährlich liegen.

Weitere Infos zur pauschalen Lohnsteuer nach 37b EStG

Seit 2022 wurde die Freigrenze für den steuerfreien Sachbezug in Deutschland auf 50 Euro pro Monat angehoben. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern monatlich Sachleistungen im Wert von bis zu 50 Euro gewähren können, ohne dass diese Leistungen versteuert werden müssen.

Diese Erhöhung der Freigrenze bietet sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmern den Vorteil, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern höhere steuerfreie Zusatzleistungen bieten, die für mehr netto vom brutto sorgen. Dies steigert wiederum deren Motivation und Zufriedenheit, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Grundsätzlich können Arbeitgeber aus verschiedenen Möglichkeiten wählen, wenn sie Benzingutscheine als Gutscheine für Mitarbeiter einsetzen möchten.

Bei klassischen Tankgutscheinen kaufen Arbeitgeber Gutscheine bei einer bestimmten Tankstelle bzw. Kette und stellen diese ihren Mitarbeitern zur Verfügung. Hierbei müssen Arbeitgeber darauf achten, nur einen 50 Euro Gutschein pro Monat auszuhändigen. Zudem muss der Benzingutschein auch in dem Monat gewährt werden, in dem der Mitarbeiter ihn einsetzen soll. Somit kann ein Arbeitgeber bspw. einen 50 Euro Tankgutschein für den Monat März weder vorträglich im Februar noch nachträglich im April aushändigen.

Bei klassischen Tankgutscheinen besteht der große Nachteil, dass ein hoher Verwaltungsaufwand besteht. Der Arbeitgeber muss monatlich manuell die Gutscheine an die Mitarbeiter verteilen und sie selbst bei der entsprechenden Tankstelle einkaufen. Deshalb sind klassische Benzingutscheine vor allem für kleine Unternehmen geeignet.

Neben den klassischen Tankgutscheinen können auch Tankkarten als steuerfreier Benefit eingesetzt werden. Damit diese 2024 unter den steuerfreien Sachbezug fallen, darf die Sachbezugsgrenze von 50 Euro monatlich nicht überschritten werden. Dementsprechend muss die aufladbare Tankkarte auf 50 Euro monatlich limitiert sein.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Tankgutscheinen für Mitarbeiter bringen Tankkarten einen geringeren Verwaltungsaufwand mit sich. Allerdings haben Tankkarten auch wie klassische Tankgutscheine den Nachteil, dass nur eine Tankstelle bzw. Kette von den Mitarbeitern genutzt werden kann.

Steuerfreie 50 Euro Tankgutscheine vom Arbeitgeber in Form von digitalen Gutscheinen sind die flexibelste und modernste Form, diesen Benefit anzubieten. Einige Benefit-Anbieter bieten die Möglichkeit, Benzingutscheine steuerkonform anzubieten und dabei zusätzlich die Wahl aus verschiedenen Tankstellenanbietern zu offerieren. Zudem können Mitarbeiter, für die Tankgutscheine keinen geeigneten Benefit darstellen, auch Gutscheine bei bspw. Supermärkten oder Bekleidungsgeschäften einsetzen. Hierbei kann die Anwendung sowohl per App als auch über eine Prepaid-Karte erfolgen.

Dies bietet Mitarbeitern nicht nur die maximale Flexibilität, sondern sorgt auch bei Arbeitgebern für einen geringen Verwaltungsaufwand, da die Benefit-Anbieter der steuerfreien Gutscheine den Großteil der Verwaltung übernehmen.

Neben den herkömmlichen Gutscheinangeboten von Tankstellen, stehen bei Benefit-Anbietern oft auch Gutscheine für alternative Mobilitätsformen zur Verfügung. Nicht alle Mitarbeiter besitzen ein Auto und setzen eher auf nachhaltigere Mobilität. Besonders in Großstädten sind nachhaltigere Mobilitätsmittel beliebter als auf dem Land. Mit Gutscheinen für Anbieter von E-Scooter, E-Bikes und Carsharing unterstützen Arbeitgeber die unterschiedlichen Bedürfnisse und bieten auch Mitarbeitern ohne Auto einen attraktiven Benefit.

Neben Gutscheinen für Mobilität können Arbeitgeber allerdings auch Gutscheine aus anderen Lebensbereichen offerieren, wie bspw.:

• Gutscheine für Supermärkte

• Gutscheine für Drogeriemärkte

• Gutscheine für Mitgliedschaften im Fitnessstudio

• Gutscheine für Unterhaltung

• Gutscheine für Erlebnisse

• Und noch vieles mehr

Weitere Infos zu steuerfreien Gutscheinen als Mitarbeiter-Benefit

Wie eben beschrieben besteht bei Tankkarten und klassischen Tankgutscheinen, die direkt bei Tankstellenunternehmen gekauft werden, der Nachteil, dass sie sich auf eine Tankstelle begrenzen. Durch bestimmte Benefit-Anbieter können jedoch durch eine flexible Prepaid-Karte oder eine digitale Gutscheinauswahl Tankgutscheine an verschiedenen Tankstellen eingesetzt werden. Somit müssen Arbeitgeber sich nicht auf eine Tankstelle festlegen und Mitarbeiter können die Gutscheine flexibel bei verschiedenen Ketten einsetzen.

Weitere Infos zum Tankgutschein für alle Tankstellen

Arbeitgeber können die steuerfreien Tankgutscheine als Mitarbeitergutscheine zum einen direkt bei Tankstellen selbst kaufen. Somit können Unternehmen beispielsweise direkt bei Aral einzelne Benzingutscheine oder aufladbare Tankkarten anschaffen. Zum anderen können Arbeitgeber Benefit-Anbieter nutzen, welche sich um die Verwaltung und Bereitstellung der 50 Euro Tankgutscheine für Mitarbeiter kümmern. Arbeitgeber müssen somit lediglich das monatliche Guthaben zur Verfügung stellen.

Die Preise für Tankgutscheine, die bei allen Tankstellen eingelöst werden können, werden durch unterschiedliche Faktoren beeinflusst. Arbeitgeber müssen dabei folgende Aspekte berücksichtigen:

1. Gutscheinwert: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, den gesamten erlaubten Betrag für Sachleistungen für Tankgutscheine auszugeben. Wenn die vorgeschriebenen Obergrenzen eingehalten werden, entsprechen die Kosten dem Wert des Gutscheins. Wenn diese Grenzen überschritten werden, fallen herkömmliche Steuern und Abgaben an, sofern nicht die Regelung für Sachzuwendungen nach §37b EStG angewendet wird.

2. Kosten für digitale Gutscheinanbieter: Es ist empfehlenswert, Tankgutscheine von digitalen Gutscheinanbietern zu erwerben, um die Verwaltung zu vereinfachen. Zudem bietet dies die flexibelste Auswahl. Einige Anbieter erheben geringe Gebühren für die Nutzung ihrer Plattform oder Apps. Dennoch profitieren Arbeitgeber von erheblichen Einsparungen bei Verwaltungskosten im Vergleich zu physischen Gutscheinen (keine Versandkosten, Druckkosten oder Personalaufwand).

3. Anzahl der Tankgutscheine: Die Kosten für Tankgutscheine variieren je nach Mitarbeiteranzahl. Arbeitgeber sollten jedoch bedenken, dass je mehr steuerfreie Tankgutscheine über den Sachbezug angeboten werden, desto größer die Einsparungen im Vergleich zu einer herkömmlichen Lohnerhöhung ausfallen.

Der Preis oder die Kosten eines Tankgutscheins für einen Mitarbeiter können je nach Unternehmen und den Bedingungen, die das Unternehmen festlegt, variieren. In der Regel fallen die Tankgutscheine für Mitarbeiter unter die Regelungen des steuerfreien Sachbezugs, der zusätzlich zum regulären Gehalt oder Lohn angeboten wird.

Der Mitarbeiter selbst sollte normalerweise keinen direkten finanziellen Beitrag leisten müssen, um den Tankgutschein zu erhalten. Stattdessen übernimmt das Unternehmen die Kosten für die Gutscheine, was einen attraktiven Mitarbeiter-Benefit darstellt.

Grundsätzlich ist der alleinige Kauf von monatlichen Tankgutscheinen als Mitarbeitergutscheine steuerpflichtig. Allerdings können Arbeitgeber die Tankgutscheine über den 50 Euro steuerfreien Sachbezug abrechnen und somit von vollständiger Steuer und Abgabenfreiheit profitieren. Hierbei müssen Arbeitgeber jedoch beachten, dass der Benzingutschein den monatlichen Steuerfreibetrag von 50 Euro nicht überschreitet, da sonst der volle Betrag steuerpflichtig wird.

Die einzige Ausnahme bilden hierbei Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, für die Arbeitgeber bis zu dreimal jährlich Gutscheine mit einem Wert von bis zu 60 Euro steuerfrei gewähren dürfen.

Unternehmen müssen noch weitere Punkte beachten, um die Steuerfreiheit der 50 Euro Tankgutscheine für Mitarbeiter 2024 sicherzustellen:

In § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG (Einkommenssteuergesetz) ist festgelegt worden, unter welchen Bedingungen Tankgutscheine steuerfrei gewährt werden können:

• Der Betrag des monatlichen Tankgutscheins darf nicht in Form von Geld ausgezahlt werden.

• Tankgutscheine dürfen nicht als Entgeltumwandlung bzw. als Arbeitslohn ausgezahlt werden und müssen freiwillig und zusätzlich zum Gehalt erfolgen.

• Wird der Tankgutscheinen mit anderen Sachbezügen kombiniert (z.B. Firmenfitness), darf der Gesamtbetrag die Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten.

Tankgutscheine als Gutscheine für Mitarbeiter fallen unter den 50 Euro Sachbezug, welcher genaue Vorgaben für die Gewährung von Gutscheinkarten vorschreibt. Hierbei muss nur einer der Kriterien, die vom Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) vorgeschrieben sind, erfüllt werden:

• § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG: Die Gutscheine müssen sich auf ein begrenztes Netz beziehen. Dies sind bspw. Gutscheine von Einzelhandelsketten, Einzelhandelsläden oder regionale Gutscheinkarten. Hierunter fallen bspw. Tankgutscheine von Aral oder Jet Tankstellen, die sich nur bei dem entsprechenden Betreiber einlösbar sind.

• § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG: Die Gutscheine müssen sich auf eine begrenzte Produktpalette beziehen. Dies sind bspw. Tankkarten, Beautykarten oder Fitnesskarten. Hierunter fallen Tankkarten, die bei mehreren Tankstellenbetreibern einlösbar sind und nur für das Tanken genutzt werden können. Dementsprechend ist hier kein Kauf von weiteren Produkten wie bspw. Getränken im Tankstellenshop zulässig.

• § 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG: Die Gutscheine dienen sozialen und steuerlichen Zwecken. Diese Regelungen findet jedoch bei Tankgutscheinen und Tankkarten keine Anwendung.

Aufgrund dieser Vorgaben beschränken Anbieter von steuerfreien Tankgutscheinen ihr Angebot auf eine bestimmte Region oder eine begrenzte Produktpalette. Hierbei müssen jedoch nicht immer beide Kriterien gleichzeitig erfüllt sein, sprich aufladbare Tankkarten müssen sich nicht auf eine bestimmte Region begrenzen.

Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter können von Tankgutscheinen in 2024 & 2025 als zusätzliches Gehaltsextra profitieren.

• Hohe Steuerersparnis aufgrund des Steuerfreibetrags

• Keine anfallenden Lohnnebenkosten

• Geringere Kosten im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung

• Erhöhung der Mitarbeiterbindung

• Steigerung der Arbeitszufriedenheit und Motivation aufgrund der Wertschätzung

• Stärkung des Employer Brandings

• Wettbewerbsvorteil im Recruiting

• Mitarbeiter erhalten aufgrund der Steuer- und Abgabenfreiheit mehr netto vom brutto

• Unterstützung zu Zeiten der Inflation und steigenden Energiekosten

• Zusätzliches Gehaltsextra von bis zu 600 Euro jährlich

• Gefühl von Wertschätzung und Anerkennung

• Angebot eines Benefits, der im Alltag sinnvoll genutzt werden kann

Allerdings besitzt nicht jeder Mitarbeiter ein Auto und besonders in Großstädten kommen viele Arbeitnehmer eher mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrrädern von A nach B. Für diesen Fall können Arbeitgeber auf Anbieter von digitalen Gutscheinkarten setzen, die neben Gutscheinen für Tankstellen auch Gutscheine für andere Kategorien zur Auswahl haben.

• Reduktion der Tankkosten bei steigenden Treibstoffpreisen

• Nutzung der erhöhten steuerlichen Freigrenze von 50 Euro monatlich

• Entgegenwirken des Fachkräftemangels durch einen attraktiven Mitarbeiter-Benefit

Grundsätzlich sind Tankgutschein ein beliebter Mitarbeiter-Benefit, der einige Vorteile mit sich bringt. Jedoch sollten Arbeitgeber auch potenzielle Nachteile der Tankgutscheine berücksichtigen:

• Mitarbeiter ohne Auto können die Tankgutscheine kaum für sich nutzen

• Mangelnde Flexibilität bei Tankgutscheinen von nur einer Tankstellenkette

• Ohne Benefit-Anbieter entsteht ein höherer Verwaltungsaufwand je nach Art der Gutscheine

• Aufwändige Dokumentation zur Nutzung des Freibetrags bei Kauf von einzelnen Tankgutscheinen

• Anfallende Service-Gebühren für Benefit-Dienstleister, die je nach Anbieter stark variieren

Tankgutscheine als Gutscheine für Mitarbeiter sind auch in 2024 & 2025 für viele Arbeitgeber ein geeigneter Benefit, mit dem sie ihren Mitarbeitern Wertschätzung zeigen und finanzielle Unterstützung bieten können. Besonders zu Zeiten der Inflation und steigenden Energiepreisen ist ein 50 Euro Tankgutschein für Arbeitnehmer besonders attraktiv.

Besonders mittelständische und große Unternehmen sollten jedoch darauf achten, den Verwaltungsaufwand für die Benzingutscheine zu minimieren. Hierfür sind Benefit-Anbieter die einfachste Möglichkeit, um die steuerfreien Gutscheine so modern und flexibel wie möglich anzubieten. Somit umgehen Arbeitgeber nicht nur die manuelle Anschaffung und Verteilung der Gutscheine, sondern bieten Mitarbeitern für den Sachbezug eine breite Auswahl aus bspw. Aral Tankgutscheinen, Jet Tankgutscheinen und TOTAL Tankgutscheinen.

Auch die Bedürfnisse von Mitarbeitern ohne Auto können mit modernen Benefit-Anbietern abgedeckt werden: Neben steuerfreien Tankgutscheinen stehen je nach Anbieter verschiedene Gutscheinpartner aus diversen Kategorien zur Verfügung. Somit bieten Sie allen Mitarbeitern ein attraktives Gehaltsextra!

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